人事档案管理咨询

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一、人事档案管理工作主要内容分析

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1.档案的收集。人力资源档案的收集，是贯穿人力资源档案工作始终的一项经常性工作，要注重动静结合，既保存其已有的必需材料，又要定期对档案材料进行鉴定，及时剔除无保存价值的材料。按照人力资源工作划分包括招聘面试档案、人员履历信息档案、考勤薪酬档案、保险福利档案、绩效考核档案等，存档方式分为一人一档和装订存档两类。收集人力资源档案材料，涉及面广，难度较大。

2.档案的鉴别。人事档案是培养、选拔职工的依据，一份材料会影响到用人的判断。因此，应以高度负责的精神，慎之又慎地鉴别材料的真伪、决定材料的取舍。

3.档案的传递和查阅。在管理实践中，人事档案会在申请人、经办人、审核人之间传递，有时又会出现多级审核。在传递过程中，要遵循及时、准确、安全的原则，必要时应密封并加盖密封章，交接人要互相签字并保存好签字记录，确保人力资源档案的完整与安全。

二、当前人事档案管理中存在的主要问题表现

1.虚假的档案材料妨碍了对人力资源的合理配置。因信息的不对称，使得档案中屡屡出现个人信息内容失真现象，例如，假学历、假年龄、假工龄等。这会使得人事部门不能够正确地对职工进行评估，进而无法对单位的人力资源计划中涉及到的人员配置计划、补充计划、解聘及退休计划等进行正确的制定，对单位当前以及未来的人力资源配置需求预测造成重大影响。

2.人事档案材料分散，内容简单雷同，降低了人力资源的效力。人事档案应该全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌。然而如今有些人事档案材料单一，内容抽象。这种人事档案对企业的选人、用人失去了的真正意义上的参考价值。而且，由于人事档案使用的不规范导致的弃档和重新建档现象导致人事档案内容的完整统一性破坏，员工的真实面貌不能得到全方位地反映，增加了人力资源的管理成本，降低了人力资源的效力。

3.档案材料管理手段落后，缺少时效性，降低了人力资源管理的效率。人事档案中的材料过于陈旧，都是对当事人历史的记录，由于对不会再审核鉴定已经放入人事档案的材料，而新放进去的材料也是一些程式化的，而能够真正的反映近期当事人动态情况的材料却是非常少的，人力资源管理部门不能够从这些人事档案中获取到对企业有价值的信息。此外，传统的人事档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，给人力资源管理部门查阅个人档案带来很大不便，会浪费大量时间和人力，工作效率低下。由于管理技术的滞后，管理人员没有好的渠道对个人信息来进行有效的鉴定，只能被动地接收信息。

三、基于人力资源管理发展需求的人事档案管理改进建议

1.实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。人事档案管理质量的提高，重要的一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量。对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档;对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

2.切实提高档案管理人员的素质。档案管理部门在引进高素质人才的同时，更要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，使其能够适应现代人力资源管理的新要求。要使其端正思想、增强意识、转变方式，变被动服务为主动服务。要加强沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为现代人力资源管理服务，为高层决策服务。要让档案管理人员肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案法制意识，在全社会形成人人关心档案的良好局面。

3.建立健全合理的人事档案管理制度。对于那些不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时更新。要对档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。人事档案管理工作的顺利开展，都离不开严格合理的规章制度。

4.更新观念，扩大服务范围。随着人事制度的改革，用人方式试行聘用制，这对人事档案利用工作提出了新课题。传统的人事档案利用服务形式较为封闭，主动服务的能动性较差，利用方法和手段也比较单一，这就要求我们必须更新观念，树立全方位、多层次、多角度的服务新理念，转变工作作风，以积极开发、主动服务的方式提供信息资源。经常了解单位人事工作的实际需要，开展"跟踪服务"，把服务工作做到最需要的时刻，力争最大限度地发挥出人事档案工作的职能作用。

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