人事档案管理报告

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人事档案管理报告

干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局就我县人事档案管理的现状及存在的问题进行了深入的调研，并就此提出了解决问题的思路及对策。一、我县人事档案管理的基本现状及沿革

人事档案管理报告

1、我县行政事业单位职工16917人、退休职工7180人，管有干部、职工、退休职工等档案24097卷，分别由20个管档单位管理，多的单位有1万多卷，少的只有几十卷。

2、我县干部档案管理主体的沿革

随着我国各项改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用人制度的改革，也相应给我县干部档案管理工作带来了新的变化，即由原来组织、人事、劳动部门相对集中管理下放到组织、人事、委口管理，到1998年委口管理的档案又下放到各主管局管理。现我县县直机关有组织部，人事、劳动、农业、林业、水务、畜牧、交通、公安、财政、教育、卫生、文体、城建、蚕桑局等20个单位管有人事档案。

二、人事档案管理目前存在的主要问题及原因

近几年来，由于机构编制和用人制度的改革，单位管档人员变动频繁，出现了忽视人事档案管理现象，影响了干部管理工作，从调查中我们发现目前主要存在以下问题：

1、硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、"六防"设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

2、材料收集不便，缺损严重。由于乡镇事业单位机构改革，管理体制发生了变化，实行了乡镇政府和主管部门的双重管理，推行人员竞争上岗后，部分人员变动了工作岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集整理归档不及时。有个别单位从97年干部档案下放到主管局管后，一直未按全国统一标准整理，材料多年未归档，造成档案材料不齐不全。在这次调研中，我们在抽查的841份档案中，发现有438人差档案材料，占抽查总数的50以上。其中：差入党材料的208人，占24.7;差学历材料的99人，占11.8;差履历表的38人，占4.5;差年度考核表的93人，占11。在2003年新录用的60名国家公务员中，有55名党员，就有52人档案中没有入党材料，占94.5。据统计，我县档案材料不齐不全，特别是入党材料、年度考核、工资变动材料差缺率几乎达40以上。

3、管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员工作变动频繁，新手占70，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至有长达10个月不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。

三、我县人事档案管理的对策与思考

1、提高认识，加强领导。干部档案是做好干部工作的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，中组部发了[1988]5号、[1996]55号、[1998]13号文件，对加强干部档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案工作的重视。在这次调研中，通过我们对5个管档单位的了解中得知，只要领导重视的单位，档案就管得好，基本设施完善，有专用档案库房、铁质柜、空调等，领导落实，人员落实，档案装订好。领导不够重视的单位，档案装订管理就差，不谈设施，就连装订工具都没有，材料不齐不全，多年未装。为此，必须提高各级各部门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导，人事档案管理工作应由各级各部门主要领导亲自负责抓总。

2、将现行人事档案管理权相对集中，推行人事代理制度。中组部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》(组通字[1991]3号)第六条规定，"干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上(含县)机关单位的干部档案实行由组织部集中管理，或由组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。"为此，应建立统一的政府所属的人事档案管理中心，以人事档案管理机构的独立性来确保人事档案内容的真实性。

3、加强档案工作的基础建设。按照《干部档案工作条例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，经调查我县20个管档单位只有十分之一的单位基本达到要求。为此，应将人事档案管理中心设置为

不以赢利为目的的、经费由政府财政补助的事业单位，改人事档案付费托管为政府无条件保管，还人事档案为国家所有的本来面目。

4、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共-产-党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。而我县的实际情况是，20个管档专兼职干部70是新手，业务不熟。建议：

(1)由组织部门，每2-3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。

(2)配置专(兼)职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

5、严格制度，推行责任追究制。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。

(1)在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管档单位，经领导批准方可查(借)阅。

(2)部门协作，除特殊情况需查(借)阅干部档案的外，其它任何需要档案的单位，必须到管档单位查(借)阅，不得为自身工作的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印干部档案材料。

(3)转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入。各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。

6、收集干部档案材料是干部档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给干部档案材料的收集带来了新的要求。特别是乡镇事业单位人员聘用制改革后，干部管理权限下放，事业单位人员工作岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。建议：

(1)管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。

(2)各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。

(3)认真整理，保证干部档案质量。要按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。

蚌埠二中干部人事档案管理工作自查报告

蚌埠二中

2009年7月20日

2009年6月，按照组织部关于进一步加强干部人事档案管理工作的安排部署，我校高度重视，精心组织，周密安排，抽调专门力量，制定工作方案，加强业务指导，明确工作职责，在市教育局相关科室的精心指导下，保质保量地完成了档案自查工作任务。现将干部人事档案自查工作汇报如下：

一、基本情况

近年来，我校坚持以《档案法》、《档案法实施办法》、《档案条例》为指导，以实现档案管理的规范化、标准化和科学化为目标，把提高-干部人事档案管理水平作为干部工作的基础性工作，在不断提高-干部人事档案管理水平的基础上，认真查找档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，不断提高档案管理的规范化水平。注重加强平时管理工作，认真把好材料收交关、审核关，健全材料转递转送制度，全力做好干部人事档案的整理审核、归档利用工作。加快档案室基础设施建设，配备了空调机、温湿计、灭火器等必要的办公设备，保证了档案室的防光、防火、防盗、防鼠、防虫、防潮和防高温，保证了档案安全。注重发挥干部档案资政用人的作用，在酝酿提拔干部过程中，对照《干部任用条例》对干部基本信息进行检查核对，确保用人、识人的准确性。正确处理好档案管理与开发利用的关系，依托干部人事档案提供的信息，对干部队伍年龄结构、文化结构进行分析，为加强学校干部队伍建设提供了有效保障。

二、主要做法

(一)明确责任意识，思想高度重视

干部人事档案是干部成长经历的真实反映，是做好干部工作的重要基础和依据。为做好此次干部人事档案自查工作，我们在思想上不断提高对档案工作重要性的认识，牢固树立了档案工作“为干部工作服务、为班子建设服务、为领导决策服务”的“三为”意识，为优质高效地做好档案审核工作提供了思想保证。在档案审核过程中，始终坚持“三明确”：一是责任明确。在档案审核工作开始之初，及时召开了各单位分管领导、档案管理人员工作会议，认真组织相关人员学习省、市有关干部人事档案审核工作会议精神和审核标准、程序、要求，并组织所有工作人员到组织部档案审核现场跟班学习。同时，按照干部人事档案审核的工作程序和要求，将档案审核工作细化为审核组、装裱组、录入组、装档组、材料收缴组等五个组，指定各组负责人，明确各组工作任务和个人工作责任。二是重点明确。在全面整理每一卷档案的基础上，把干部“三龄一历”核定作为干部人事档案审核工作的重点，逐项审核清查，做到全面收集材料、仔细鉴别材料、规范整理材料，认定干部的“三龄一历”时间清楚，事实准确，说服力强。三是目的明确。把档案工作的准确、真实作为干部人事档案工作的最终目的，在审核过程中以“零失误”为目标，逐人逐项审核确定，力求材料的真实性和准确性。同时，从严格工作程序着手，每卷档案材料都注重从前后印证中审核信息，确保审核工作的质量。

(二)采取多项措施，确保自查工作顺利、有效进行

为切实加强干部人事档案审核工作的组织领导，确保干部人事档案审核工作顺利进行，我校把干部人事档案自查工作摆上重要议事日程，在领导力量、工作力量和经费保障上予以倾斜，以“三到位”确保干部人事档案审核工作顺利进行。一是工作力量到位。针对此次干部人事档案审核工作时间紧、任务重、要求高的实际，专门成立了干部人事档案审核工作领导小组，由分管干部工作的副部长负责，专题研究干部人事档案审核工作，切实加强组织领导。为按期完成档案审核工作，从学校各部门抽调了6名政治素质好、工作责任心强，有一定档案工作经验的党员干部，组成档案整理审核工作组，开展档案审核工作。二是经费保障到位。根据档案审核的需要，学校拔出专用资金，重新装修了档案室，添置了1台电脑、打印机、办公桌椅等设备，以及整理、装订档案所需的裁纸刀、宣纸、档案盒等辅助材料，改善了档案室办公条件。三是督查措施到位。将干部人事档案材料收集、上报与各部门年终考核评比相挂钩，对收集、上报干部人事档案材料不准确、不及时的部门和个人及时通报批评并责成补正，为顺利完成档案审核工作创造了条件。

(三)注重质量，以高标准严格要求

在档案审核过程中，着眼于提高质量和落实进度，进一步明确责任，强化措施，突扎实推进干部人事档案审核工作。一是突出严肃性，严把审核“质量关”。全面清理库存档案，分类整理，按照管理权限进行移交;制定工作人员、档案运行、审核管理等工作流程，建立了严密的审核责任制;采取初审和复审交叉进行、审核人员签名、分管领导抽查的方式，形成了层层负责的监督机制。二是突出准确性，严把审核“准确关”。对档案中的原有材料和新补充材料，逐份审查，准确鉴别。对同名同姓、同音异字、一人多名等材料，采取查看籍贯、对照“三龄一历”、核对工作简历等方法进行甄别;对缺少年度考核、调资、任免审批表等要件材料，对照履历表，认真查找补充;对“三龄一历”等基本信息不实的，本着尊重历史、尊重事实的原则，认真查阅原始资料，确保归档材料的准确性。三是突出完整性，严把材料“收集关”。坚持档案审核、信息反馈和材料收集同步进行、循环往复。四是突出时效性，严把工作“效率关”。

(四)以自查为契机，加强干部人事档案管理水平

结合这次自查工作，对照中组部《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》，进一步加强了干部人事档案的规范化管理水平。一是健全各项制度。建立健全了干部人事档案转递、缺失材料补充、查阅干部人事档案审签等多项工作制度，做到了室内有制度、管理有薄册、查阅有记载、转递有回执、管理有专人，无鼠害、无火源、无水患、无安全隐患的“五有四无”要求。二是严格工作程序。按照档案管理的有关要求，进一步严格工作程序，加强档案管理，提高了档案管理的规范化水平。在办理干部调配、毕业生接收等方面手续时，我们坚持先调档审核，再提部务会议讨论;在接收新形成的学历、学位材料时，我们坚持先验证学历、学位证书再进档，防止假文凭、假学历材料混入干部人事档案;对于干部人事档案中“三龄一历”等基本信息记载前后不一致的，我们严格按照有关政策规定提出认定意见，并要求本人签字认可后，按干部管理权限审批归入档案。

这次干部人事档案自查工作时间紧、任务重、要求高，尽管我们如期完成了档案审核工作任务，但工作中仍存在一些困难和问题，如专职管档人员编制不足，材料装档不及时、进档材料的经常性工作坚持不够等。我们将在今后的工作中努力加以改进，不断提高档案工作水平，以优异的成绩迎接上级部门的检查验收。

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